O que é trabalho home office?

A prática de home office (ou trabalho remoto) já acontece em vários países do mundo e teve sua implantação acelerada no mundo e no Brasil durante a pandemia por COVID-19. Ao ter a determinação de isolamento social, as empresas e as pessoas tiveram que se estruturar para trabalhar em casa, de forma remota, com deslocamento parcial ou nenhum deslocamento para um local de trabalho físico. Toda a interação entre os times e com a gestão acontece à distância, por meio de videoconferências, eventos virtuais e telefone.

Por que trabalhar em home office? 

Com a digitalização dos serviços e a melhoria da disponibilidade de serviços de banda larga de internet, o home office se mostrou uma opção interessante para diminuição de custos tanto para a empresa quanto para o funcionário. Para as empresas, a redução dos gastos com estrutura física pode ser revertida em investimentos em tecnologia e nas pessoas. Para os funcionários, a otimização do tempo de deslocamento e a possibilidade de atuar de forma mais flexível pode ser um excelente atrativo para reter talentos – e aumentar a produtividade. Além disso, em casos surpreendentes como a pandemia que determinou um isolamento social, as empresas que já eram estruturadas para home office sofreram muito menos impacto com as alterações dos processos presenciais para remotos.

A receita parece infalível, mas obviamente possui pontos negativos e positivos e demanda cuidados para que o gerenciamento do home office garanta melhores resultados. Além dos pontos positivos já citados, alguns pontos negativos que o home office pode trazer são: a dificuldade na comunicação; possibilidade de retrabalho ou de não cumprimento de prazos e metas; falta de engajamento dos funcionários e de colaboração entre as equipes. Por isso, é essencial fazer uma implantação planejada, estruturar processos e meios de comunicação e acompanhar tudo isso por indicadores que possam demonstrar a efetividade dos resultados entregues.

Como trabalhar e ter produtividade no home office?

No mundo pós-pandemia todos estão se reestruturando com essa nova configuração: trabalhando de casa e gerenciando as tarefas diárias com a proximidade com a família, cada profissional precisa criar métodos para se manter atualizado, próximo ao time da sua empresa e com as demandas em dia – cuidando da saúde física e mental. O autogerenciamento envolve concentração, senso de prioridade, boa comunicação, gerenciamento de tempo, automotivação e pensamento crítico, afinal, a autonomia acaba aumentando quando a produção está sendo feita isoladamente.

Para se estruturar e garantir uma boa produtividade, os profissionais precisam se certificar de que possuem estrutura física para tornar a sua casa um escritório, ter acesso aos documentos, programas e serviços necessários para executar sua função, se manter acessível e atualizado sobre o que está acontecendo na empresa.

Home office é uma solução temporária ou definitiva?

Com a experiência do home office muitas pessoas que nunca trabalharam nessa modalidade criaram o interesse por ela, assim como as empresas que já estruturaram e perceberam seus benefícios. Isso gera dúvidas se essa solução é temporária ou definitiva. No futuro é provável que muitos serviços voltem a ser prestados de forma presencial, mas os processos de trabalho podem funcionar de forma híbrida, ou seja, parte do tempo presencial e parte remota.

Algumas técnicas de gestão para mensuração de resultados podem auxiliar nessa divisão do trabalho home office híbrido, assim o funcionário pode optar e definir junto com a empresa qual o melhor modelo para ambos. Os formatos de home office híbrido mais conhecidos são: home office em alguns dias da semana; home office por horário (part time); home office somente durante a execução de projetos, entre outros.

Mas apesar desse autogerenciamento dos funcionários e das técnicas de gestão adotadas, parte das empresas a estrutura para manter o time conectado, engajado, seguro e produtivo.

Como melhorar a comunicação no home office?

Lição 1 – Comece sempre pelas pessoas

Para o trabalho remoto é fundamental ter claramente definidos os processos, tarefas e resultados esperados para cada funcionário. Ao focar nas pessoas você pode delegar mais e aprender a confiar no seu time. Aliás, essa é uma palavra-chave para esse tipo de trabalho: a confiança! Para ajudar nessa construção de confiança, acordos claros devem ser feitos considerando a rotina de cada pessoa com escritório em casa. Veja alguns passos para o líder que está gerenciando com foco nas pessoas:

• Alinhe com a equipe o cronograma com as demandas da semana e do mês.
• Busque detalhar as entregas parciais ou diárias, assim fica mais claro o desempenho esperado para cada dia e mais fácil de mensurar as entregas.
• Divulgue esse cronograma para toda a equipe, assim todos estarão engajados no acompanhamento e cientes do andamento das entregas.
• Defina qual formato ideal para reportes diários, o que deve ser enviado por email, o que pode ser por mensagem instantânea e onde acontecerão as reuniões do time. O ideal é manter uma periodicidade para manter a rotina de trabalho o mais integrada possível.
• Se mantenha aberto(a) para fazer ajustes com os profissionais e suas entregas. No trabalho remoto as necessidades individuais aparecem com mais realce, então necessidades de técnicas, comportamentais e adequações à rotina familiar podem ser necessárias.
• Observe a comunicação do profissional durante o home office e dê feedback sobre o excesso ou falta de alinhamento e envio de informações.
• Acompanhe os resultados e reúna o time para acompanhar o andamento das entregas semanais. Peça que cada profissional cuide da sua prestação de contas individual conforme o cronograma de acompanhamento.
• Tempo em home office vale ouro: use reuniões de alinhamento com moderação e dê autonomia para que os trabalhos andem durante a semana. Quanto mais claros os acordos menos tempo de controle você precisará gastar.

Lição 2 – A sua comunicação define a comunicação da sua equipe. 

Em tempos de home office é comum a reclamação de líderes e liderados sobre comunicação insuficiente ou excessiva. O desafio de manter todo mundo informado e o espírito de time integrado pode gerar o efeito contrário: muitos acionamentos e reuniões desnecessárias. Veja como ajustar a sua comunicação como líder, assim toda a equipe pode compreender o tom e prestar informações precisas e tempestivas.

• Feedback é o atalho para produtividade. Ao definir com a equipe o que é esperado, prazos e como gostaria de receber os reportes é fundamental perguntar se as pessoas compreenderam o que é esperado delas, em qual tempo e em qual formato. Especialmente à distância a precisão é muito importante para evitar retrabalho e ruídos de comunicação.
• Deu errado, e agora? Use a oportunidade para aprendizado e não para apontar culpados. No home office as responsabilidades tendem a ficar mais claras, então mesmo que o erro tenha claramente “dono(a)”, é fundamental que o líder foque na solução e apoie seu time para construir as soluções. Converse com o time sobre a falha no sentido de criar novas e melhores alternativas.
• Disponibilidade do chefe é coisa séria no home office: se a demanda estiver em excesso pode comprometer completamente a sua produtividade e ser consequência de baixa autonomia ou falta de comunicação. Use os alinhamentos semanais para alinhar as tarefas com todos do time, mas no dia a dia foque nas pessoas que dependem de você para as entregas. Ensine ao time essa mesma filosofia, assim todos ganham tempo fazendo discussões e alinhamentos paralelos com foco na entrega final.

Lição 3 – Com as ferramentas certas o home office vira um grande instrumento de gestão. 

Embora desafiador (especialmente no início), o home office veio para ficar nesse mundo pós-pandemia. Ao usar técnicas e ferramentas o líder pode transformar essa adequação do ambiente de trabalho para escritório em casa como um grande aliado da gestão. Conheça algumas ferramentas que podem ajudar na sua rotina como líder:

1. Videoconferência: ter uma boa plataforma para contato com as pessoas, envio de documentos e reuniões é fundamental para um bom gerenciamento do home office. Atualmente existem opções do Google (Google Meet), do pacote Microsoft (Microsoft Teams) e de plataformas específicas, como o Zoom.
2. Planejadores: para dar mais transparência e agilidade no acompanhamento das entregas, o ideal é usar ferramenta de planejamento que possa ter acesso compartilhado e editável por todos das equipe. Sites como o Trello, o Planner da Microsoft, o Wunderlist e o Basecamp são opções muito usadas para esse tipo de controle.
3. Grupos e fóruns: por ser toda digital, a quantidade de informação trocada durante o home office aparenta ser muito maior do que presencialmente, logo, organização é fundamental. Use os aplicativos de mensagens instantâneas e fóruns internos para troca de mensagens sobre temas específicos e que precisam do envolvimento de muitas pessoas para que a conversa seja alinhada e compartilhada com todos. Essa técnica também é importante para manter o histórico do que é tratado.
4. Esquematize informações complexas: a compreensão à distância pode ser mais desafiadora, já que perde-se parte do contato visual e da linguagem não-verbal. Para deixar claras mensagens ou planejamentos mais complexos, use mapas mentais e esquemas onde a estratégia é literalmente desenhada. Essa técnica ajuda muito na definição de ordem das coisas, alinhamento de pessoas e de tarefas. Além disso, ao se enxergar naquele projeto ou fluxo o profissional se sente mais engajado e motivado! Sites e aplicativos como o Coogle, o Mindmeister e o Miro possuem interface amigável e várias opções para construir mapas mentais.
5. Controle a sua produtividade: a comunicação do líder também é composta por sua atitude perante o trabalho remoto. Se você espera melhores resultados da sua equipe, comece pelos seus próprios resultados! Para ajudar na produtividade e no gerenciamento do tempo, aplicativos como o Pomodoro, RescueTime, Pocket e Evernote são boas opções. Use, compartilhe e estimule o seu time a também compartilhar suas táticas de produtividade!

Conheça a  Agência FSB

Somos especialistas na gestão de reputação e imagem, sempre atuando orientados a resultados. Temos nossa própria metodologia para entender, mapear e conectar todos os stakeholders a mensagens engajadoras nos canais de comunicação mais eficientes.

Veja também:

Comunicação empresarial: o que é, para que serve e qual é a sua importância

Relações Governamentais e Institucionais

A geração Podcasting

Comunicação em home office: 3 lições de ouro para liderar seu time

LGPD: o que muda e como ter meus dados protegidos

Comunicação pública: Por que ela é tão importante?